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孙剑虹:斟酌通话时机长度与内容
2016-01-20 35081

使用电话,是现代生活中极其普遍的交往方式。但是,电话让人又爱又恨:爱的是可以为公司创造很好的生意契机,恨的是稍有不慎就会引起客户的不满。因此,有许多打电话的礼节需要人们熟练掌握。具体而言,打电话的礼节主要有以下几个部分:

了解时间限制 
  打电话应该以客为尊,让客户产生宾至如归的亲切感觉,那么就应该注意在恰当的时段内打电话。通常,早上 10:00~11:30、下午2:00~4:00是所有公司的 “ 黄金 ” 时段,打电话的时段应该尽量选择在这些最有绩效的时段。

 
【卓越有礼】

1.通话时机

最佳的通话时间主要有两个:一是双方预先约定的时间,二是对方方便的时间。通话应当尽量选择上述的最佳通话时间而避开不适当的时段。例如,某个公司最近发生了重大事情,这时候就不要打电话骚扰对方,否则对方心情会变得浮躁。 

2.通话长度 
  对通话长度控制的基本要求是:以短为佳,宁短勿长。有些公司的通话系统只有一条外线,如果占线时间太久,很可能造成对方所有的对外通讯被迫中断,甚至耽误其他重要事情的联络工作。因此,打电话时要遵守“ 3分钟原则 ” ,牢记长话短说。 

斟酌通话内容 
  为了节省通话时间并获得良好的沟通效果,打电话之前和之中都需要认真斟酌通话的内容,做到“事先准备、简明扼要、适可而止”。
  1.事先准备 
  在通话之前,就应该做好充分的准备。最好把对方的姓名、电话号码、通话要点等通话内容整理好并列出一张清单。这样做可以有效地避免“现说现想、缺少条理、丢三落四”等问题的发生,收到良好的通话效果。 
  2.简明扼要 
  通话内容一定要简明扼要。通话时,最忌讳吞吞吐吐,含糊不清,东拉西扯。经过简短的寒暄之后,就应当直奔主题,力戒讲空话、说废话、无话找话和短话长说。 
  3.适可而止 
  一旦要传达的信息已经说完,就应当果断地终止通话。按照电话礼节,应该由打电话的人终止通话。因此,不要话已讲完,依旧反复铺陈,再三絮叨。否则,会让人觉得做事拖拖拉拉,缺少素养。

——摘自孙剑虹新著《礼学兴商利万年》

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