曹晓峰：大型商务活动策划的项目执行风险管理技巧 大型商务活动尤其容易受到风险的影响。在大型商务活动领域中，风险指的是大型商务活动活动没有达到预期目标的可能性。特定的场地、拥挤的人群、新雇的工作人员和志愿人员、大量设备的运输、狂欢气氛，这些都是危险潜在的地方。那些忽视风险防范管理的大型商务活动管理者将会招致危险，并缩短自己的大型商务活动管理生涯。对潜在危险进行谨慎评估并采取预防措施是大型商务活动风险管理的基础。 风险并不一定会造成伤害。当一个大型商务活动主办单位赢得了该活动的主办权时，原因之一就是别的公司可能会认为主办这个活动风险过高。风险是商业企业的基石，不冒风险也就不存在竞争优势，不冒风险也就不存在走钢丝和极限运动。一个大型商务活动的特殊性，部分就在于它的风险性——以前无人尝试过。 根据澳大利亚的标准，术语“风险管理”适用于与任何活动、仪式或过程相关的建立背景、确定、分析、评估、协商、监控和传达风险的逻辑和系统方法，这些方法的使用在一定程度上可以最大限度地降低活动的损失，并增加成功的概率。风险管理不仅要发现机会，还要避免或减轻损失。 大型商务活动管理中的各个部分都存在潜在风险。勃朗赫(1990年)将主要领域的风险进行了如下的分类： l 管理：组织结构和办公布局可以减少对工作人员的风险。 l 宣传和公共关系：宣传部分也需要进行风险管理。宣传人员本身具有的特点决定了他们在工作中更加关注行动所能带来的成果，而倾向于忽视潜在的风险。项目管理培训 l 健康和安全：大多数风险管理都很关注这一领域。预防损失计划和安全控制计划都是任何风险管理策略的重要组成部分。与食品特许的卫生和卫生设施要求相关的风险应该引起特别重视。 l 拥挤管理：对拥挤人群、酒类销售和噪音控制的风险管理。 l 保安：活动的保安计划涉及到对风险管理的考虑。 l 运输：运输、停放和公众交通都存在潜在的危险，应该引起足够重视。 好的风险管理策略还将涵盖其他领域，这些领域的运作对于大型商务活动是至关紧要的，可能需要采取特殊的安全和保安预防措施，如售票和其他现金点以及通信。应该对每一个领域的风险加以确认并预先排除。大型商务活动风险管理与整个活动的计划同为一有机整体。针对活动管理的许多方面，风险管理可以用一个循环来表示，这个循环由四个要素组成，这四个要素如下： 一、风险确认 将大型商务活动项目风险预先排除需要技巧、经验和知识的配合。某些在大型商务活动工作人员看起来是安全的事情可能就暗藏危险。一个大型商务活动上使用了赞助商的标志，这个标志根据营销管理人员的检查已经很安全地固定好了，但是还应该由舞台管理人员应用他的专业知识确保标志固定的安全性。由于大型商务活动的管理者不可能熟悉每一个领域，所以最好召开一个风险评估会议，集中所有工作人员和志愿人员的经验对风险进行判断。这样的会议旨在集中风险管理的经验。对于一个大型商务活动来说，可能需要聘请一位顾问。召开这样的会议还是对现场工作人员进行风险教育的良机，可以提高他们的警惕意识，最大限度降低风险发生的可能性，并加强对风险的控制。以下是在确认大型商务活动项目风险时有几种辅助技术可以提供帮助： 1、 工作分解结构： 必须将整个工作分解为易于管理的小的部分，这将有助于更好地确认风险。这种方法提供了一种可视化的计划结构，并且根据所需特殊技能和资源的不同将活动分成一个个单元。利用这种方式将整个活动分割成独立的区域后，可以更清晰地看到可能存在的问题。但是，这种方法不能揭示那些由组合活动导致的问题。例如某一活动的售票问题可能本身并不存在风险，但是如果同时还有一个主要赞助商退出，那么二者组合起来可能会导致活动的取消。 2、 测试活动： 在举办大型体育活动之前通常都会先举行一些较小的活动，旨在对场地、设备和其他资源进行测试。奥林匹克运动会的测试活动常能有效地消除任何潜在的问题。这样的测试是自费进行的一次演习。许多会议之前进行的鸡尾酒会也是用来对会议的某些方面进行测试。许多音乐节也在正式演出的前一天晚上举办一次公开音乐会，以便对设备进行测试。 3、 内部/外部： 为了更好地进行风险分析，根据风险的来源对其进行分类是非常有效的。内部风险一般出现在活动的策划和执行阶段。这些风险通常存在于主办单位进行管理和控制的能力范围之内。外部风险是由活动组织范围之外的因素引起的，可能需要比较复杂的控制策略。针对这些风险的策略主要着眼于如何减轻风险造成的影响。例如，由一个足球明星取消演出造成的影响可以通过免费入场来将其最小化。 4、 失误图表： 通过分析风险的影响和回溯风险的起因也可以发现潜在的风险。这也称做“由果及因”方法。例如缺票是一个可怕的后果。失误图表方法可以从这种情况开始，参考活动的不同情况来找出起因，然后就可以用列有起因的表格来管理风险。 5、 事故报告： 几乎所有的大型公众活动都有事故报告文件。这个文件包括在活动手册中，当发生事故的时候，由活动工作人员填写。 6、 应急计划： 进行风险分析的成果就是一份详细的、根据不同情况采取何种应变措施的整体计划方案。应急计划中包括对风险影响的反应、相应的决策过程、指挥链和一系列的相关行动。应急计划的一个实例就是对千年虫威胁的反应。 在澳大利亚新南威尔士的南岸，新年前夕需要制定一个紧急应变计划。如果千年虫威胁到当地海军的军用飞机场的计算机系统，那么海军基地将执行这个紧急应变计划。这将是在局部区域举办活动面临的主要问题，尤其每年的这个时间也是当地的火灾高发时间段。 二、风险评估 一旦确定了大型商务活动项目风险，就可以将风险表按照重要性级别进行排序。根据风险发生的可能性和造成结果的严重性对风险赋予不同的优先级别。风险评估会也可能成为“毁灭的预言”，对整个计划过程做出了最为悲观的判断。这本身也是一个必须预先排除的风险。由于要将会议所需的时间与整个活动的有限计划时间相权衡，所以对会议要进行良好的控制，并将焦点放在关键问题上，这一点是至关重要的。一个卓有成效的风险评估会将对潜在风险进行广泛深入但又现实的分析。 三、风险控制 在对潜在风险完成评估之后，大型商务活动管理者就需要对任何可能出现的问题建立控制机制。可以使用各种不同战略。在勃朗赫(1990年)对活动风险管理进行了全面阐述的手册上，他提出以下几种风险控制策略。 1、 取消和避免风险： 如果面临的风险过高，就必须取消活动的所有组成部分。由于降雨的影响而遭到取消的大型活动中，室外音乐会也是其中之一。面临的主要风险并不是会造成听众的不适，而是受到漏电的威胁。 2、 减轻风险： 不能消除的风险就要想办法将它造成的影响降到最低。例如，为了消除活动所有可能的安全隐患，可能需要检查每一个参加者。很显然，这种解决办法是无法实行的，这时就要采取风险最小化战略，比如说在更加显眼的地方安装一个金属探测器或设置安全警卫。 3、 降低已发生风险的危害程度： 安全计划的一个主要部分就是为可能的已发生问题制定快速有效的反应措施。对工作人员进行基本急救技能的训练可以减轻事故的危害程度。活动管理者无法排除自然灾害的发生，但是可以准备相应的应急方案以控制影响。例如，可以参看有关物流的章节(第13章)里的伍德福得灾难计划。 4、 设计备份和替代方案： 如果有什么事情出了差错，可以通过使用替代方案来挽救整个形势。例如，万一魔术师不能参加孩子们的晚会，主办者可以组织一次晚会比赛来款待孩子们。在很大程度上，备用发电机是大型室外活动的必备装置。 5、 分散风险： 如果风险可以通过不同领域进行分散，那么即使出了一些差错，造成的影响也可以降低。其中一个战略就是分散现金提取点，如售票口，这样即使发生偷窃也不会威胁到整个活动的收入。拥有多个赞助商也是分散风险的一个途径。即使有一个赞助商中途撤出，也可以通过增加其他赞助商的份额来弥补。 6、 转移风险： 可以将风险转移给对活动某方面负责的团体。转包商需要承担活动的部分责任。转包合同中通常都包含一个条款，在活动期间转包商为自己设备的安全和员工的行为负全责。在澳大利亚，大多数演出团体在参加活动前，都要求投保公共责任保险。 四、明确的活动风险管理 1、 人群的管理 活动中拥挤人群的顺畅管理受到许多因素的影响。第一个面临的风险就是对活动参与人员数目的正确估计。无论采取何种场地设计方案，过多的参与者都会造成活动资源的极度紧张。即使是免费举办的活动，如果参与人数过少也会影响整个活动的既定目标。在悉尼市的范围内发起的脊髓病患者运动会吉祥物活动仅有500人到场，而场地的策划参加人数为上千人，这就表明对场地的预期过大。对拥挤人群的管理也包括对听众类型和行为标准的管理。对风险管理来说，家庭聚会的优先级显然不同于一个摇滚音乐节的优先级。利用在进行活动之前发布正确的信息做好参加人数的预计工作。项目经理圈子 2、酒精 活动可以有多种类型，从一般的家庭野餐——边看节目边啜饮葡萄酒，到新年前夕拥挤的年轻人集聚在一起狂饮白酒。对法律而言，两种情形没什么不同。然而，后者造成的影响足以使一次活动被迫取消。对饮酒风险的管理过程将渗入某些活动的方方面面，如限制售票数量、提前关闭旅店、增加保安和对某些地区实行宵禁。在达林港的新年前夕的庆祝活动中，管理部门也发现破碎的玻璃是主要风险。在过去，庆祝之后都要花费巨大的人力物力来清扫场地，，并且安全问题是极为重要的。在咨询了所有的利益关系人之后，达林港制定了如下的风险管理程序： ·在活动地点周围设置围网； ·只允许在授权地点出售酒类；项目管理者联盟文章 ·所有公共场所都禁止饮用酒精类饮料并且不得出现碎玻璃； ·重新安排娱乐设施，开辟场地以吸引家庭及年长市民的参与； ·在所有广告媒体中宣布这一新的政策。 3、通信 涉及通信的风险是多种多样的，因为它不仅涉及到活动的组织也涉及到风险的报告。为活动办公室建立正确的计算机和文件归档系统可以预防未来可能出现的问题。对优秀的风险管理来说，能方便快捷地得到所需信息是非常关键的。一个标准的或定制的报告程序也可以降低由无效通信带来的风险。通信也包括如何向公众通告活动的进行，如当参与者在现场的时候要向他们提供各种信号标志、不断向他们通告相关信息。活动指南是向工作人员和志愿人员通报与活动有关的程序、协议和概要信息的非常好的一种交流手段。但是也可能出现这种情况：提供的数据过多反而使重要信息变得不明显，应突出重点信息。 4、环境 现代商业活动所引起的环境问题越来越得到全体社会的广泛关注。环境问题也是一个风险问题。这里既存在很危险的风险，如污染，危险物的溢出、倾倒和泄漏，也存在一些间接风险，而这些风险能够通过废弃物的回收、水和能源的保护来降至最低。根据活动的项目生命周期的不同，环境控制的优先级和影响也不同。 5、紧急活动 对距离最近的救援服务机构的了解以及该机构的工作要求对于活动管理来说是强制性的要求。向外部救援中心求助是因为目前的情况已是非活动工作人员所能控制的，需要专业协助。当救援服务抵达的时候能否理解指挥链也是非常重要的。救援服务机构不受活动管理者的控制，活动管理者在此时仅仅起到顾问的作用。在这种情况下，任何参与者都可以向救援机构求助。 五、风险管理评论 对风险控制中成功和失败的例子进行评价是计划未来活动的中心任务。活动主办单位应该是“学习的组织”。对反馈进行分析和反应是这一过程的必需环节。 因此，策划和组织大型商务活动并非易事，需要有专业的知识和借鉴成功举办过大型活动的专家的意见，以下是国内关于《大型商务活动全程策划、整合与执行》的最系统的培训课程，由著名商务策划专家曹晓峰教授主讲，本课程对大型商务活动的策划、组织、管理和实施等多个环节的要点做了详细的阐述，并针对大型活动项目管理、大型会议活动做了具体而深入的解析，还专门列举了各类大型活动成功举办的经验和案例，对涉及大型活动的组织与管理的人员起着非常重要而关键的指导作用。将为企业提供系统而全面的商务活动策划、整合和执行的各种理论与方法、操作与实务以及各种实战技巧。 附:曹晓峰老师主讲的《大型商务活动全程策划、整合与执行》课程纲要 一、课程背景： 随着全球政治、经济一体化时代的到来，国际性、地区性、行业性、企业自行组织的各类各样的大型活动越来越成为人们沟通、交流、宣传、公关、推广的重要手段和渠道。大型活动项目的策划、组织、管理和实施也就理所当然地成为政府、企业及各行各业都必须面对的一项重要工作。本课程对大型商务活动的策划、组织、管理和实施等多个环节的要点做了详细的阐述，并针对大型活动项目管理、大型会议活动做了具体而深入的解析，还专门列举了各类大型活动成功举办的经验和案例，对涉及大型活动的组织与管理的人员起着非常重要而关键的指导作用。 商务活动是企业整合市场资源、开展市场营销活动和提升企业文化建设的重要手段，企业市场营销活动、企业公关活动、企业广告宣传活动、企业品牌推广活动、企业展览展会活动、企业招商活动、企业节假日庆典活动、企业培训活动、企业商务考察活动、企业各类文化活动等各种商务活动越来越多。遗憾的是由于活动的策划者或组织者缺乏商务活动策划能力、商务活动的资源整合能力和执行控制手段欠缺，使得企业组织的大多数活动效果并不理想，有时劳命伤财效果却很差，有的甚至使得其反带来负面影响！如何使企业的各种商务活动举办得更有效率、更有价值、更有意义和更大产出呢？如何更加有针对性、策略性和系统性参加社会上有关商务活动呢？本课程将为企业提供系统而全面的商务活动策划、整合和执行的各种理论与方法、操作与实务以及各种实战技巧。 二、参加对象： 1、在企业中担任董事长、副董事长、董事、CEO、总裁、总经理、副总经理、总监及其他从事企业发展决策的其他高层管理人员。 2、在企业的战略规划、投融资、行政管理、人力资源、市场营销、公关、广告、企划、招投标、项目规划、招商、会展、活动、企业文化、客户服务、客户关系等部门担任主要负责人、中高层管理人员或部门从业人员。 3、在咨询、策划、公关、广告、投资、营销、中介、展览、展会、会务等专业服务公司专门从事策划工作的有关从业人员。 三、培训目标： 1、熟悉和掌握商务活动的特性，有针对性、策略性和系统性的组织或参加各种商务活动 2、熟悉和掌握商务活动策划的基本要求，使企业商务活动更有效率、更有价值和更有意义 3、熟悉和掌握商务活动策划的一般程序和文案写作，使活动更有利于操作和执行 4、熟悉和掌握商务活动的财务预算和经费控制技巧，降低项目成本，提高活动效益 5、熟悉和掌握商务活动策划、整合和执行方法与技巧，提高活动策划、整合和执行能力。 四、课程简介/特色： 1、系统全面的阐述大型商务活动策划、整合和执行的有关原理与方法、操作与实务 2、理论联系实际，结合企业的具体实际情况，如何自己策划活动和有针对性、策略性和系统性参加社会上有关商务活动 3、通过老师亲自策划和参与的案例分析和讨论，提高学员商务活动策划的实际操作技巧 五、课程纲要： 第一部分：商务活动的概念和特性 1.什么是商务活动 讨论：在我们生活和工作中哪些是商务活动？ 2.商务活动的类别 讨论：商务活动有哪些类别？ 3.商务活动的特点 案例分析：市场营销商务活动策划——会议营销 4.商务活动的效应 案例分析：危机公关活动、事件营销活动 5.商务活动的作用 案例分析：招商引资商务活动策划——会议招商 第二部分：商务活动策划原理与方法 1.什么是策划？ 策划的定义 策划的类别 策划的功能与作用 策划的基本原理 策划的构成要素 2.商务活动策划的九大法则 案例分析： 2008年北京奥运会 2010年上海世博会 广州亚运会 公司先进事迹先进员工表彰会 企业员工内部培训、拓展训练、考察研讨活动； 上级领导、政府部门、有关客户等考察接待活动； 企业新产品发布、产品促销活动； 3.商务活动策划的十大要素 案例分析： 公司年会 企业新春晚会 公司团拜会； 4.商务活动策划的六大步骤 案例分析： 公司新闻发布会 新品上市推广会 企业招商、品牌推广活动； 企业公关广告活动 5.商务活动策划书写作技巧 案例分析： 公司项目奠基 项目启动 项目竣工庆典活动 第三部分：商务活动项目资源整合策略 1.什么是资源 讨论：资源的定义、资源与财富的关系、资源的分类、个人资源、企业资源 2.资源存在的特点 社会性、继承性、主导性、流动性、不均衡性、有限性与无限性 案例分析：资源的存在 3.社会资源流动的基本规律 倍增学原理、网络学原理、传播学原理、人际学原理 案例分析：资源为什么可以被整合？ 4、商务活动项目资源配置要求 项目人员、项目资金、物质装备、信息传播 案例分析：接待一个欧洲投资考察团促成投资三家企业投资和产生上千万美元的贸易 5、商务活动资源整合途径与方法 讨论 第四部分：商务活动项目管理执行 1、什么是项目管理项目管理的定义 商务活动项目管理的特性 商务活动项目管理工作内容 商务活动项目管理运作流程 商务活动项目管理工具 2、商务活动项目团队管理 项目团队的含义 成功的项目经理 项目成员的平衡 项目团队沟通 项目团队文化 案例分析：介绍会、进展碰头会、嘱咐会 3、商务活动项目成本管理 商务活动项目成本计算方法 商务活动项目成本控制技巧 案例分析：商务活动的无中生有的赚钱之道 4、商务活动项目进度管理 时间管理：项目进度表 场地管理：选择、预定、布置 媒体宣传：广告、新闻发布 5、商务活动项目风险管理 风险与风险管理 商务活动项目风险确认 商务活动项目风险评估 商务活动项目风险控制 6、商务活动项目评估管理 项目评估：评估途径、撰写评估报告 第五部分：商务活动项目策划、整合与执行操作实务 1、会议营销活动项目策划、整合与执行技巧 案例分析： 一次会议营销活动带来900万元的订单 2、整合营销传播活动项目策划、整合与执行技巧 案例分析： 一个商业活动如何创造百亿收益 3、企业融资活动项目策划、整合与执行技巧 案例分析：招商活动策划 4、新品上市会活动项目策划、整合与执行技巧 案例分析：因新品发布会一炮而红 5、公司年会活动项目策划、整合与执行技巧 案例分析：年会出新意 6、新闻发布会活动项目策划、整合与执行技巧 案例分析：一个企业新闻发布会带来的营销奇迹 7、开幕典礼活动项目策划、整合与执行技巧 案例分析 8、招待酒会活动项目策划、整合与执行技巧 案例分析 9、研讨会活动项目策划、整合与执行技巧 案例分析 10、展览会活动项目策划、整合与执行技巧 案例分析 六、培训课时： 培训课时共2天12小时；第一天上午和下午各3小时；第二天上午和下午各3小时。 七、培训方式： 课堂讲授、案例分析、小组讨论、互动交流等。 七、主讲老师： 曹晓峰 教授、研究员、高级商务策划师、资深培训师、中国十大策划专家 著名个性化教育理论和实践家、创建中国个性化教育体系的先行者 国际个性化教育协会中国理事会 会长 中国个性化教育研究院 执行院长、研究员 中国商务策划师认证培训上海管理办公室主任 中国策划师俱乐部(https://www.cbsaclub.com)理事会理事长 复旦大学国际经营技术讲习所企业管理研修组委会副主任 北京人文大学策划系客座教授 上海师范大学人力资源开发与管理研究所商务策划研究室主任 上海思库教育科技有限公司(https://www.superschool.net)总裁 上海项联投资咨询有限公司(https://www.projectunion.net)董事长 八、联系我们： 上海思库教育科技有限公司 上海市浦东新区张杨路188号汤臣中心 电话：021-34121750 传真：021-51684568 网址：https://www.superschool.net 邮箱：superschool@126.com 项目经理：赵老师 手机：18930139271