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田军:学会从容处理各种紧急工作
2016-01-20 59843

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在工作中我们往往一件事件没有办完,其他事情接踵而至,忙的喘不过起来。特别是很多紧急和重要的事情同时到来,让人有些无所适从。

如何在短暂时间内快速辨别工作的先后顺序,如何快速完成内容,是很多职业经理人面对的瓶颈。有人丢了西瓜捡了芝麻、有人工作完成但质量不行,有人抱怨领导工作计划性太差,有人抱怨他人不配合、关键时刻指不上。。。。。。

正确面对并妥善处理突入袭来的多项工作,是每个职业经理人免遭淘汰、获得晋升的技能必修课。

 

一、突如其来工作的特征

1、  时限紧急:完成工作时间紧急,留给操作者时间非常有限。

2、  任务重要:工作内容对于企业至关重要、不能搁置、延误。

3、  内容繁多:多项工作内容和信息几乎同时而来,内容繁多、不能遗漏。

4、  穿插而来:往往在工作忙碌时穿插而来;往往以不同输入方式穿插而来。

 

二、突如其来工作信息来源输入方式

突如其来的工作任务和信息,主要来源有以下5种方式。

1、  领导指派:职位直接上级或其他高行政级别上司,指派完成某项工作任务。

2、  同事传递:公司内部同事直接传递口信,说明完成具体工作内容。

3、  文件传达:公司内部或外部下达或者抄送的文件内容,书面布置或传递重要信息。

4、  外部信息:通过外界媒体、公司传真电话、朋友口信等渠道得到的重要信息。

5、  突发行为:在公司内部突然发生或发现的现实行为。

 

三、必须掌握的处理原则

在对各种输入方式进行必要核实后,参照以下原则进行处理:

1、  经济原则:优先处理能给企业带来最大经济效益德工作。如快速收款、签订订货合同等。

缘由:企业盈利是最终目标。

2、  级别原则:优先处理企业董事长、CEO等高级别职务工作内容。如订机票、安排会谈等。

缘由:企业行政级别代表企业权利和信息处理最优化。

3、  形象原则:优先处理涉及企业品牌形象事宜。如媒体采访、客户投诉等。

缘由:企业形象是企业生存和发展的根基,金杯银杯不如用户口碑。

4、  稳定原则:优先处理涉及企业安全稳定的工作。如资源破坏或失窃、各种武力冲突等。

缘由:企业安全稳定是企业最原始的工作要求,必须特别重视、全力保证。

5、金碗原则:优先处理时限紧急的新产品开发、新盈利模式等内容,犹如企业生存和发展的金色饭碗。如专利申请、新产品投放、开辟连锁店等。

缘由:产品创新和营销创新是企业两条腿,忽视就会残废。

 

四、处理工作的角色维度

1、  向下分解:将工作任务直接分配给下属完成,并协调督办工作结果。

2、  向上请示:向职位直接上司进行请示,同时提出几个方案供上司圈定执行。

3、  左右寻助:向本部门或其他部门员工求助,自我扮演操作、协调、服务等需要角色。

4、  独立完成:在上述第13项无果,以及第2项上司不圈定或联系不上时,自己按照处理原则(第三条)独立操作完成。

 

五、快速处理主基调不能改变

快速处理突如袭来的多项工作,要定位于以下三个基调,不能随意改变。

1、  符合理念:要复合企业文化核心倡导内容(MI),并力争达到效果。

2、  围绕重心:要围绕近期工作重心处理问题,不能顾此失彼、丢西瓜捡芝麻。

3、  安全防范:处理严重威胁企业安全的行为和隐患,保障企业各种资源安全。

 

六、快速处理工作完美化

1、准备充足:在快速应变机制、各种资源调配、管理基础工作等反面做好必要准备。

2、并联处理:最大限度利用现有时间、空间、资源,平行或梯次处理多个工作内容。

3、事后跟踪:对于紧急处理事项要跟踪过程和结果,有时临时修正,形成完美闭环风格。

4、形成模板:总结提炼成功经验案例,形成解构模板,引领管理上台阶。

5、培训效能:经常进行全员快速反应培训。意识方向为主,操作技能为辅。
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